Непонятные недостачи, про которые сотрудники ничего не знают, и простои склада — все это признаки того, что инвентаризация проходит неэффективно. В статье расскажем, как это исправить и опишем порядок инвентаризации склада, которая проходит без ошибок.
Что такое инвентаризация на складе простыми словами
Инвентаризация на складе — это проверка фактического наличия товаров и сравнение этой информации с данными в учетной системе. Проведение инвентаризации на складе не зависит от специфики бизнеса: производственные, оптовые или розничные компании — везде процесс проходит одинаково.
Виды инвентаризации на складе
Виды инвентаризации различаются по нескольким ключевым аспектам:
Полная (сплошная) и выборочная инвентаризация. Полная инвентаризация охватывает все товары на складе. Выборочная инвентаризация проводится для проверки отдельных объектов или групп объектов. Например, самых дорогих товаров.
Плановая и внеплановая инвентаризация. Плановую инвентаризацию проводят согласно установленному графику, обычно несколько раз в год. Внеплановую инвентаризацию проводят при необходимости, например, при смене материально ответственных лиц, при обнаружении фактов хищения или порчи имущества.
Первичная и повторная инвентаризация. Первичную инвентаризацию проводят впервые для определения фактического наличия имущества, повторную — чтобы подтвердить или опровергнуть результаты первичной. Обычно повторную проводят, если результаты сильно отличаются от данных в учетной системе.
Обязательная и инициативная инвентаризация. Обязательную инвентаризацию проводят в соответствии с требованиями законодательства, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инициативную инвентаризацию организуют по решению руководства организации для проверки состояния имущества.
Обязательные инвентаризации регламентированы и охватывают не только количество товаров, но и, например, оборудование и финансовые показатели склада. Для ее проведения собирают комиссию из нескольких человек. Такую инвентаризацию мы не будем затрагивать в тексте и сосредоточимся именно на сверке товарных позиций на складе.
Причины инвентаризации склада
В основном инвентаризацию проводят, чтобы:
-
получать актуальную информацию о фактическом количестве товаров;
-
обнаруживать недостачи и излишки;
-
контролировать ситуацию по возможным кражам со стороны сотрудников;
-
подготовиться к аудиторской проверке.
Регулярность и сроки проведения
Сроки проведения инвентаризации устанавливают индивидуально в зависимости от размера складского помещения, ассортимента товаров и других факторов. Например, розничные магазины могут проводить инвентаризацию раз в неделю, а небольшие производственные предприятия раз в месяц. Также раз в три года склад обязан проводить инвентаризацию по требованию законодательства.
Инвентаризация вручную: ночные смены, ошибки и другие проблемы
Ручная инвентаризация — это когда товар подсчитывают без стороннего оборудования. Для этого просто записывают в документ количество товаров и вносят данные в учетную систему. Часто за сверку отвечают два сотрудника: один проходит по всем товарам и заносит их количество в документ сверки, а второй — фиксирует это количество в учетной системе. Иногда за все отвечает один человек.
Если товарооборот у бизнеса совсем маленький, то на ручной инвентаризации можно остановиться. Например, предприниматель небольшой командой производит мягкие игрушки, а их количество не больше нескольких сотен штук. Но если единиц товаров сотни и больше, то возникают проблемы. Например, ручная инвентаризация:
Занимает много времени. Чтобы провести полную инвентаризацию склада, нужно потратить несколько дней. А если перевести затраченное время в деньги, то весь процесс становится убыточным для бизнеса.
Требует приостанавливать процессы. Из-за этого приходится замораживать торговлю и терять прибыль. Еще один вариант — проводить инвентаризацию в нерабочее время. Например, в розничном бизнесе подсчитывать товар могут по ночам, но тогда сотрудникам нужно выплачивать сверхурочные. Кроме того они могут отказаться от переработок.
Если речь идет про крупное производство, то там простой может быть и на неделю. Но вряд ли какой-либо бизнес готов заморозить складские процессы на такой срок, поэтому в таких ситуациях инвентаризацию часто откладывают на неопределенное время.
Может не учитывать характеристики товара. Например, во время инвентаризации в швейной фабрике могут правильно зафиксировать общее количество носков, но при этом не учесть какого они цвета. В итоге может быть такое, что у компании заказали партию, например, красных носков, но их нет в наличии, хотя в учетной системе они есть. Из-за подобных ситуаций бизнес рискует испортить репутацию и потерять лояльность клиентов.
Проводится слишком редко. Есть случаи, когда бизнес не может приостановить процессы, поэтому показатели остатков остаются неизвестными в течение всего года. Для компании это риски, ведь если на складах часто случаются кражи, то за месяцы может появиться убыток в десятки и сотни тысяч рублей. Особенно острая эта проблема в рознице, так как часто проводить инвентаризацию нужно каждую неделю.
Если товарная матрица или оборот текущих товаров постепенно увеличивается, то рано или поздно настанет момент, когда провести инвентаризацию будет невозможно. Объем работы станет настолько большим, что персонал просто не осилит его.
Избежать все эти проблемы помогает автоматизация.
Как автоматизировать инвентаризацию
Для автоматизации есть два варианта: внедрить терминалы сбора данных (ТСД) или RFID-технология.
Терминалы сбора данных. Это портативные компьютеры со встроенным интерфейсом, которые позволяют использовать обычную систему штрих-кодирования. У таких терминалов есть встроенная программа, которую можно настроить на обмен с учетной системой. Сотрудникам остается только сканировать штрих-коды товаров, отчет составляется автоматически.
RFID-технология. Принцип похож, но отличие в том, что RFID-оборудование может сканировать сразу все товары на складе. Такое оборудование стоит на порядок дороже, поэтому больше актуально для крупных производственных складов.
Подробнее о возможностях RFID-технологии и ее внедрении мы рассказывали в этой статье.
Что дает автоматизация
Когда инвентаризацию начинают проводить с помощью ТСД, бизнес получает следующие преимущества:
-
Инвентаризация проходит в разы быстрее — весь процесс занимает у сотрудников в 2-3 раза меньше времени в зависимости от размера склада. За счет этого инвентаризацию значительно легче проводить даже на складах, где это нужно делать еженедельно. Кроме того и обходится она дешевле, чем ручной труд.
-
Не нужно замораживать работу склада — инвентаризацию можно проводить параллельно работе предприятия.
-
Риск неточных результатов становится минимальным — терминалы не допускают ошибок при подсчете позиций. За счет этого можно быть уверенным в том, что нужные позиции есть на складе и готовы к отправке.
Порядок и этапы проведения инвентаризации
Пошагово рассмотрим, как проходит инвентаризация на складе, на примере решения Клеверенс — программы для терминалов сбора данных. Обычно весь процесс состоит из пяти шагов:
1. Формирование инвентаризационной ведомости. В случае с Клеверенс ведомость формируется в учетной системе на базе 1С. В ведомости есть две основных графы: учетное и фактическое количество. Первое показывает, сколько единиц товара должно быть, а во второй нужно указать, сколько этих товаров на самом деле.
Ведомость можно загрузить на ТСД из системы 1С и таблицы Excel. После этого документ автоматически отобразится в интерфейсе терминала
2. Пересчет товаров. Сотрудник проходит по всем ячейкам с товарами или конкретными группами и сканирует их с помощью терминала сбора данных.
3. Сверка данных. По итогу инвентаризации в учетной программе автоматически формируется документ, который показывает отклонения. Со стороны ответственного сотрудника или собственника остается сравнить полученные данные.
Интерфейс решения сразу показывает, есть ли расхождения в данных, и подсвечивает отклонения красным цветом — не приходится искать расхождения самому
4. Передача данных в учетную систему. Чтобы результаты сверки попали в 1С, нужно просто выйти из документа. После этого документ попадет на сервер ТСД, откуда его можно загрузить в учетную систему.
Завершение инвентаризации проходит в несколько нажатий
5. Принятие решений. Если результаты сверки показывает, что расхождений нет, то ничего делать не нужно. Если есть недостачи или пересортица, то решение проблемы зависит от причины. В случае с недостачей товар списывают, а в случае с излишком этот излишек нужно оприходовать, то есть оформить его поступление и отразить актуальные цифры в системе.
Если инвентаризацию автоматизировали, то иногда решение приходится менять
Даже если на складе уже используют терминалы сбора данных, иногда от них приходится отказываться и искать другое решение. В первую очередь это касается производителей маркировочной продукции, так как на их складах могут использовать устаревшее оборудование.
Устаревшее оборудование — это, как правило, ТСД на операционной системе DOS. С инвентаризацией они справляются хорошо, но возникают проблемы с приемкой маркированных товаров, так как такое оборудование не может считывать DataMatrix. Из-за этого приходится вести учет и передавать все данные в «Честный знак» вручную. То есть при большом товарообороте работать в соответствии с требованиями становится практически невозможно.
На замену устаревшему оборудованию мы предлагаем терминалы сбора данных в связке с ПО Клеверенс. За счет этого удается охватить не только процесс инвентаризацию и значительно ускорить работу с маркировкой.
Кроме внедрения оборудования и ПО для автоматизации инвентаризации мы помогаем производственным компаниям комплексно автоматизировать складские процессы. Подробнее об этом — здесь.
Как проводить инвентаризацию на складе: что важно запомнить
-
Что такое инвентаризация на складе: Инвентаризация — это сверка данных о количестве товаров в учетной системе с их фактическим числом. За счет инвентаризации бизнес лучше контролирует наличие и движение товаров на складе и может предотвратить потери, кражи и ошибки в учете, которые приводят к кассовому разрыву.
-
Инвентаризацию можно проводить вручную, но это чревато рисками, так как она занимает много времени, не гарантирует точности и требует приостановки бизнес-процессов. Все это приводит к убыткам, простоям и риску потерять клиентов.
-
Чтобы инвентаризация проходила без ошибок, обычно внедряют терминалы сбора данных, которые сканируют штрих-коды каждого товара и передают данные в учетную систему. После внедрения все расчеты будут проходить автоматически и занимать в разы меньше времени — сотрудникам нужно только сканировать штрих-коды на товарах или упаковках.
-
В некоторых случаях терминалы сбора данных нужно заменить. Это относится к производителям и продавцам маркированной продукции, так как некоторые из них могут использовать устаревшие ТСД. Такие устройства не позволяют считывать Data Matrix с товаров, что осложняет передачу данных в «Честный знак».